中国佛学院普陀山学院内部文件发文规定

中普院字 [2012] 19 号

为使中国佛学院普陀山学院（以下简称学院）的发文工作规范化、制度化、科 学化，并使学院与各主承办方、各管理机关，以及内部各部门之间能够及时有效的 沟通，明确责任部门，加大协作力度，提升学院各项工作指令的执行力，特制定本 规定。

一、发文种类

学院内部文件发文种类及其适用范围，参照《国家行政机关公文处理办法》（国 发 [2000]23 号）执行。学院及其处室的发文常用种类有决定、通知、通报、报告、 请示、批复、函、会议纪要等。

（一）决定   适用于对重要事项或者重大行动做出安排。

（二）通知 适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公 文；发布规章；传达要求下级单位办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项， 任免和聘用干部。

（三）通报   适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（四）报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答 复上级机关的询问。

（五）请示   适用于向上级机关请求批示批准。

（六）批复   适用于答复下级机关请示事项。

（七）函 适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问、答复问题；向有关 主管部门请求批准等。

（八）会议纪要   适用于记载和传达会议情况和议定事项。

二、发文程序

（一）拟稿 

1．学院发文，统一由办公室负责草拟公文。

2．各处室相关发文，首先由各处室负责起草，再由办公室审核。

3．学院发文，一般由院领导直接审核。副院长一审后，再由院长二次审核。

4．草拟公文应当做到情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚， 直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。拟制紧急公文，应当体现紧急的 原因，并根据实际需要确定紧急程度。

（二）签发 

学院及各处室一般性发文，经拟稿、审核后，由常务副院长签发。涉及重要事项的，由院长签发。发文内容需要会签的，由签发领导安排会签。

（三）发文 

学院及其处室发文，经签发后，由文书按制成文件，公文正式印制前，办公室应当进行复核，检查审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、 规范等。

学院发文由办公室统一下发，并及时在学院网站予以公示。

（四）归档 

公文办理完毕后，应当及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。归档公文解密前由办公室负责管理，待公文解密后，统一交档案室登记归档。 归档公文资料应包括审核稿、拟稿纸、正式文件。

联合办理的公文，原件由主办机关整理归档的，学院应保存复制件或其他形式 的公文副本。

三、发文规范

（一）发文代字规范

（二）格式要求

1．用纸：采用国际标准Ａ 4 型（210 ｍｍ ×297 ｍｍ），左侧装订。张贴的公 文用纸大小，根据实际需要确定。

2．发文字号：3 号仿宋，居中排布，序号不编虚位，不加“第”字。

3．签发人：签发人用 3 号仿宋体，签发人后标全角冒号，签发人姓名用 3 号楷体。 用于上报公文。

4．标题：2 号小标宋，可分一行或多行居中排布。

5．主送机关：左侧顶格用 3 号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送 机关名称后标全角冒号。主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主 送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。

6．正文：3 号仿宋，一般每面排 22 行，每行排 28 个字。数字、年份不能回行。

7．附件：3 号仿宋，多附件序号使用阿拉伯数码。

8．成文时间：使用汉字将年、月、日标全，“零”写为“○”。

9．用印：方法是骑年压月，上大小下。用印应清晰、端正，位置准确。

10．附注：3 号仿宋。

11．版记：主题词用 3 号黑体，词目用 3 号小标宋。

12．抄送机关：3 号仿宋，各抄送机关名称用逗号隔开，最后一个抄送机关名 称后标句号。

13．印发机关和印发时间：3 号仿宋，印发时间以公文复印的日期为准，用阿 拉伯数码标识。

14．反线：版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。

15．页码：4 号半角阿拉伯数码标识，左右各放一条 4 号一字线。

16．特殊情况说明：当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取 调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此 页无正文”的方法解决。

四、附则

（一）学院各处室发文应严格遵守本规定。

（二）本规定未列事项，参照《国家行政机关公文处理办法》、《国家行政机 关公文格式》相关条款执行。

（三）本规定自发文之日起生效。